TERMES DE REFERENCES

SECRETAIRE PROGRAMME

Appui aux travaux de secrétariat

Domaine  : Programme

Durée  : 3 mois renouvelable

Superviseur  : Assistante Programme

Objectifs:

Sous la supervision de l’Assistante Programme, la/le stagiaire est chargé(e) d’appuyer la Secrétaire du Programme sur tous les travaux de secrétariat en particuliers dans le traitement et le classement du courrier.

Tâches principales :

• Enregistrer le courrier arrivée
• Enregistrer le courrier départ
• Classer tout dossier après exploitation
• Faire l’archivage électronique du courrier arrivée
• Faire le classement du courrier arrivée et départ
• Effectuer des photocopies des documents du bureau
• Appuyer le staff UNFPA dans l’organisation des réunions au bureau.

Expérience exigée :

- Avoir le niveau d’études secondaires et avoir fait une formation ou un stage en secrétariat

- Avoir 9 mois d'expérience dans le domaine du secrétariat 

- Spécificité :

Disposer d’une compétence parfaite dans des applications courantes de logiciel de bureau (Word, Excel, Power point…).

Conditions de services – stagiaire

Statut de la stagiaire

- Les stagiaires ne sont pas membres du staff de l’UNFPA.

- La/le stagiaire ne bénéficie pas des privilèges et immunités accordés à l'Organisation des Nations Unies à ses fonctionnaires

- Le stage n’est pas rémunéré

- Le ou la stagiaire présentera un rapport de stage final dix jours après la fin de son stage.

La stagiaire doit:

- Observer toutes les règles, règlements applicables, des instructions, des procédures et directives de l’UNFPA

- Fournir à l’administration une copie de tous les documents élaborés pendant le stage.

Les stages à l’UNFPA sont effectués sur une base non rémunératrice. La/le stagiaire doit prendre son/ses propres dispositions concernant toutes les dépenses liées au stage, y compris les frais de subsistance et les frais de déplacement.

Responsabilité et tiers revendications:

L’UNFPA n’est pas responsable de toute maladie, blessure, accident ou décès survenu pendant ou en relation avec le stage ou les coûts associés à de tels événements.

L’UNFPA n’est pas responsable de toute réclamation par toutes les parties où la perte ou la détérioration de leurs biens, la mort ou des blessures corporelles causées par les actions ou omissions de l'action par le stagiaire pendant le stage.

Publication autorisée le 20 juillet 2016